Pareigų aprašymas Spausdinti

ADMINISTRAVIMO DEPARTAMENTO
INFORMACIJOS IR DOKUMENTŲ VALDYMO SKYRIAUS
VYRIAUSIOJI SPECIALISTĖ

Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas, siekdamas užtikrinti skyriui pavestų uždavinių įgyvendinimą, vykdo šias funkcijas:

• pagal kompetenciją koordinuoja, kontroliuoja ir dalyvauja planuojant dokumentų valdymo reikalavimų, taip pat ir elektroninių dokumentų, įgyvendinimą skyriuje ir departamente, ministerijos administracijos padaliniuose, įstaigose prie ministerijos ir kitose vidaus reikalų ministrui pavestose valdymo srityse veikiančiose įstaigose ir įmonėse;
• rengia ir dalyvauja rengiant teisės aktų, susijusių su dokumentų, taip pat ir elektroninių dokumentų, valdymu, projektus; pagal savo kompetenciją analizuoja šiuos teisės aktų projektus ir rengia pastabas, pasiūlymus bei išvadas dėl jų tobulinimo;
• teikia metodinę ir praktinę pagalbą dokumentų, taip pat ir elektroninių dokumentų, valdymo, elektroninio parašo klausimais ministerijos administracijos padalinių, įstaigų prie ministerijos ir kitų vidaus reikalų ministrui pavestose valdymo srityse veikiančių įstaigų ir įmonių valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis;
• teisės aktų nustatyta tvarka departamento ir skyriaus vadovų pavedimu atlieka tarnybinius patikrinimus dėl dokumentų, taip pat ir elektroninių dokumentų, valdymo reikalavimų įgyvendinimo ministerijos administracijos padaliniuose, įstaigose prie ministerijos ir kitose vidaus reikalų ministrui pavestose valdymo srityse veikiančiose įstaigose ir įmonėse, rengia patikrinimų pažymas, teikia vadovams atliktų patikrinimų išvadas ir pasiūlymus dėl išaiškintų pažeidimų pašalinimo;
• teisės aktų nustatyta tvarka vykdo departamente, ministerijos administracijos padaliniuose dokumentų valdymo sistemoje DocLogix dokumentų rengimo ir valdymo procesų stebėseną ir  teikia informaciją ministerijos administracijos padaliniams, nustačius dokumentų rengimo ir valdymo reikalavimų vykdymo pažeidimų, nedelsiant informuoja departamento ir skyriaus vadovus;
• tvarko gautus oficialius elektroninius dokumentus, adresuotus ministerijai, departamentui, ministerijos padaliniams ir įstaigoms, taip pat siunčiamus oficialius elektroninius dokumentus, pasirašytus ministerijos ir departamento vadovybės;
• departamento ir skyriaus vadovams pavedus, dalyvauja komisijų ir darbo grupių, susijusių su dokumentų valdymu, veikloje;
• rengia, derina ir teikia valstybės archyvams per elektroninę archyvų informacinę sistemą ministerijos dokumentacijos planų, dokumentacijos planų papildymų sąrašų projektus, ministerijos dokumentų registrų sąrašo projektus; vadovaudamasis teisės aktais ir kitais dokumentais, formuoja, tvarko bylas, pagal kompetenciją kontroliuoja dokumentacijos planų taikymą;
• pagal kompetenciją bendradarbiauja su valstybės ir savivaldybių institucijomis bei įstaigomis dokumentų valdymo klausimais;
• dalyvauja ministerijos Centrinės dokumentų ekspertų komisijos veikloje, vertina Centrinės dokumentų ekspertų komisijos gautus ir rengiamus dokumentus, teikia pasiūlymus dėl šioje komisijoje svarstytinų klausimų;
• pagal kompetenciją atstovauja skyriui, esant būtinumui, ir departamentui ministerijos administracijos padaliniuose, įstaigose prie ministerijos ir kitose vidaus reikalų ministrui pavestose valdymo srityse veikiančiose įstaigose ir įmonėse bei kitose valstybės ir savivaldybių institucijose ir įstaigose skyriaus ar departamento vadovybės pavedimu;
• pagal kompetenciją teikia informaciją ministerijos veiklos klausimais;
• vykdo ministerijos vadovybės ir ministerijos vadovybės kontroliuojamų Lietuvos Respublikos Prezidento, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Ministro Pirmininko ar, Ministrui Pirmininkui pavedus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanclerio pavedimų stebėseną ministerijos dokumentų valdymo sistemoje (DVS) ir ministerijos pavedimų valdymo sistemoje (pavedimų kontrolės nustatymas, jos užbaigimas (pratęsimas), rezultatų vertinimas, stebėsenos ataskaitų parengimas ir pateikimas ministerijos vadovybei per nustatytus terminus);
• vykdo ministerijos dokumentų valdymo sistemos veiklos priežiūrą, tvarko dokumentus (bylas), esant būtinumui registruoja ir tvarko dokumentus;
• vykdo ministerijos interneto svetainės administravimą;
• rengia teisės aktų ir dokumentų projektus departamento ir skyriaus veiklos klausimais;
• laikinai nesant skyriaus valstybės tarnautojo vykdo jo funkcijas;
• vykdo kitus ministerijos vadovybės, departamento ir skyriaus vadovų pavedimus ir užduotis.

Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

• turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą.
• turėti 1 metų darbo su elektroniniais dokumentais patirtį bei 2 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje.
• būti gerai susipažinęs su Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų, taip pat ir elektroninių dokumentų, valdymą, taip pat su Lietuvos Respublikos teisės aktais, susijusiais su ministerijos kompetencija.
• išmanyti ministerijos administracijos padalinių ir įstaigų prie ministerijos pagrindinius uždavinius ir funkcijas.
• sugebėti atlikti teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų, taip pat ir elektroninių dokumentų, valdymą, ekspertizę bei rengti analitinę medžiagą, rengti teisės aktų ir kitų dokumentų projektus, išmanyti teisės aktų rengimo taisykles.
• mokėti rusų arba anglų, arba vokiečių kalbą B1 lygiu (pagal Europass).
• mokėti dirbti kompiuterinėmis programomis Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Internet Explorer, Outlook Express.
• mokėti kaupti, analizuoti, sisteminti ir apibendrinti informaciją, gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu.
• turėti organizacinių gebėjimų, sugebėti spręsti problemas.